Archiwizacja dokumentów – jak to robić krok po kroku?

Archiwizacja dokumentów to proces, który ma miejsce w każdej firmie, bez względu na branżę, w której działa. Po odpowiednio zarchiwizowane akta czy innego rodzaju dokumenty można sięgnąć w każdym momencie, a dodatkowo umożliwiają zachowanie porządku w biurze. Jak archiwizować dokumenty krok po kroku?

Archiwizacja dokumentacji w podziale na lata

W wielu firmach archiwizacja dokumentów przebiega w podziale na lata. Oznacza to, że osobno przechowywane są dokumenty z roku 2021, osobno z roku 2022 i tak dalej. Powodem jest fakt, iż konkretne dokumenty, zgodnie z prawem, należy przechowywać przez z góry określony czas. Przykładowo, w kontekście dokumentacji podatkowej, należy przestrzegać okresu pięcioletniego. W praktyce oznacza to, że archiwizacja dokumentacji w podziale na lata musi iść w parze z jej posortowaniem tematycznym – tylko w takim przypadku będzie ona efektywna. Zasady archiwizacji dokumentów mówią jasno – organ właściwy, podczas kontroli, może domagać się okazania poszczególnych umów, akt czy faktur, jeśli nie uległy one przedawnieniu.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów – od czego zacząć?

Archiwizacja, wbrew pozorom, nie jest łatwym zadaniem. Na początek należy wybrać pomieszczenie, w którym będą trzymane dokumenty. Powinno ono:

• być stosunkowo duże, aby móc wstawić półki na segregatory,
• zapewniać odpowiednie warunki do przechowywania dokumentów w formie papierowej – w zawilgoconych pokojach ulegną one zniszczeniu,
• pozostawać wyłącznie do dyspozycji osób, chcących archiwizować dokumenty.

Następnie trzeba przygotować kartony bądź segregatory, w których przechowywane będą wybrane dokumenty. Archiwizacja dokumentów polega przede wszystkim na odpowiednim ich podpisaniu, tak aby móc szybko uzyskać dostęp do potrzebnych papierów w razie potrzeby.

Archiwizacja przez firmę zewnętrzną – kiedy takie rozwiązanie jest opłacalne?

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów bywają dla wielu firm niezwykle problematyczne. Wygospodarowanie odpowiedniej ilości wolnego miejsca stanowi wyzwanie samo w sobie, szczególnie w przypadku firm, które generują znaczną ilość dokumentów każdego roku. Archiwizowanie dokumentów można zlecić firmie zewnętrznej – na takie rozwiązanie decyduje się coraz więcej przedsiębiorców. Podstawową zaletą takiego rozwiązania jest oszczędność czasu, miejsca oraz pieniędzy. Ponadto, archiwizowanie akt nie musi wiązać się z kontrolowaniem ich terminów przedawnienia, a więc sprawdzaniem, czy dany dokument może ulec zniszczeniu, czy trzeba go jeszcze przetrzymywać.

Archiwizowanie dokumentów – zadanie dla specjalistów

Dobrze wyznaczyć w firmie osobę, która będzie odpowiedzialna za prawidłowe archiwizowanie dokumentów. Może być to sekretarka, pracownik administracyjny czy inna osoba, której archiwizacja dokumentacji nie jest zupełnie obca. Jeśli decydujemy się na współpracę z firmą zewnętrzną, dobrze, aby jedna osoba była odpowiedzialna za kontakty z jej przedstawicielami, odnośnie odbioru czy przechowywania dokumentów. Dzięki temu archiwizacja dokumentów stanie się o wiele prostsza, a cała procedura z nią związana będzie przebiegać znacznie szybciej.

Źródło: https://www.rhenus-data.pl/