Jak prawidłowo i zgodnie z przepisami archiwizować dokumenty?

Dobrze skonstruowane archiwum może ułatwić nam wiele – pomóc w codziennej organizacji i, przede wszystkim, wesprzeć nas w przestrzeganiu obowiązujących przepisów. Sprawdź, jak to zrobić właściwie.

Archiwizacja dokumentów a przechowywanie – dlaczego nie należy mylić ze sobą tych dwóch pojęć?

Czasem można spotkać się ze zrównywaniem obu tych czynności, co jest błędem. Przechowywanie ma na celu zapewnienie aktom bezpiecznego miejsca. Obiekt powinien być dobrze zabezpieczony, w jego wnętrzu muszą panować warunki, sprzyjające utrzymaniu nośnika w dobrym stanie (mowa np. o wilgotności i temperaturze). Wiele profesjonalnych firm, zajmujących się zarządzaniem dokumentacją oferuje taką usługę swoim klientom. Archiwizowanie dokumentów to z kolei czynność polegająca na uporządkowaniu akt. W tym przypadku nie mamy jednak do czynienia ze zwykłym zrobieniem porządku. Chodzi bowiem o zastosowanie standardowych zasad. Takie ujednolicone reguły sprawiają, że kształt naszych zbiorów będzie ujednolicony, a posługiwanie się dokumentacją będzie intuicyjne.

Archiwizowanie dokumentów – jak zająć się tym zgodnie z prawem i wreszcie czuć się spokojnie?

Prawidłowe uporządkowanie akt wymaga wiedzy. To jasne, że nie zawsze w naszych szeregach mamy osobę, dysponującą takimi informacjami. Nawet jeśli archiwizacja dokumentów firmowych jest znana naszemu zespołowi, dobrze będzie zastanowić się, czy rzeczywiście warto wykonać tę czynność samodzielnie. Odpowiednie podejście do tego zadania wymaga sporych zasobów czasowych. Pośpiech nigdy nie jest wskazany w działaniach, wymagających precyzji, a archiwizacja dokumentów zdecydowanie jest właśnie taką czynnością. Łatwiej będzie nam przestrzegać zasad i wykreować funkcjonalne archiwum, jeśli zaufamy ekspertom.

Co trzymamy ze strony specjalistów?

Profesjonalne firmy są dobrze przygotowane do tego, by zająć się porządkowaniem całej dokumentacji, zebranej przez klienta. Destroy i inne rzetelne podmioty działające w tej branży oferują m.in. takie działania jak:

• archiwizacja dokumentów księgowych;
• archiwizacja dokumentacji medycznej;
• archiwizacja innych akt.

Pierwszą sprawą, o którą zadbają specjaliści, jest kwalifikacja akt, a więc przyporządkowanie dokumentacji kategorii A lub B. Gdy ta czynność będzie już zrealizowana, należy przejść do opracowania dokumentacji. Wszystkim aktom zostaje więc przyporządkowana właściwa grupa rzeczowa. Porządkowanie musi uwzględniać także uformowanie tematyczne i chronologiczne. Na tym jednak nie koniec.

W archiwizacji chcemy osiągnąć stosunkowo prosty cel – stworzyć zbiory, którymi bez problemu będziemy mogli się posługiwać. Powinien wystarczyć jeden rzut okiem, by móc stwierdzić, z jaką dokumentacją mamy do czynienia. Taki efekt będzie możliwy tylko wtedy, gdy przeprowadzi się rzetelne oznaczenie akt, włącznie z nadaniem im znaku, tytułu, opisu i terminu przechowywania.