Przechowywanie dokumentów – jak to najlepiej robić?

Odpowiednie przechowywanie dokumentów ma szczególne znaczenie pod kątem prawidłowej organizacji działalności. Oprócz tego, archiwizacja należy również do prawnych obowiązków firmy, co wynika m.in. z przepisów Kodeksu Pracy, oraz ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Jakie są najlepsze sposoby na przechowywanie dokumentów?

Archiwizacja dokumentów obowiązkiem prawnym

Obowiązek archiwizacji dokumentów wszedł w życie wraz z normą prawną w roku 1983. Do dnia dzisiejszego przepisy ulegały stopniowemu rozszerzeniu o łącznie 10 rozporządzeń i dwie ustawy. Art. 5 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) również określa zasady archiwizacji dokumentów w firmie.

Do atrakcyjnych rozwiązań należą firmy świadczące usługi przechowywania dokumentów, takie jak Destroy & Recycling. Decydując się na archiwizację zewnętrzną zabezpieczasz umowy przed zdarzeniami losowymi, jednocześnie uzyskując bezproblemowy dostęp do akt.

Czas przechowywania dokumentów

Przechowywanie dokumentów jest zależne od charakteru danej umowy. Jeżeli chodzi o kopie deklaracji podatkowych, powinny być one archiwizowane przez okres 5 lat. Dokumenty z ZUS’u muszą z kolei stanowić część dokumentacji do 10 lat, o czym wspomina Ustawa o emeryturach i rentach.

Przechowywanie dokumentów bankowych jest w większości przypadków zdeterminowane przez czas trwania danej umowy. W przypadku firm, dokumenty bankowe powinny być jednak przechowywane przez 5 lat od zakończenia roku obrotowego.

Dokumenty podatkowe powinny być archiwizowane w firmie przez 5 lat od rozliczenia. Taki sam okres obowiązuje w przypadku paragonów fiskalnych.

Niezbędne akcesoria

Jeżeli chodzi o przechowywanie dokumentów firmowych, każda działalność powinna być wyposażone w podstawowe akcesoria usprawniające organizację.

Do najistotniejszych narzędzi należą:

• segregatory;
• koszulki;
• pudła archiwizacyjne;

Segregatory

Segregatory należą z całą pewnością do podstawowych akcesoriów biurowych. Solidne klipsy pozwalają na sprawną organizacją dokumentacji oraz intuicyjne wyszukiwanie przeszłych umów. Oznaczenia kolorystyczne pozwalają na przypisanie segregatorów do poszczególnych pracowników bądź kategorii dokumentów.

Przechowywanie akt z wykorzystaniem segregatorów stanowi obecnie standard w przypadku niemal każdej działalności gospodarczej.

Koszulki

Przechowywanie dokumentów księgowych w koszulkach umożliwia zabezpieczenie umów i innych akt działalności. Szczególnie atrakcyjnym rozwiązaniem są egzemplarze krystaliczne, pozwalające na kserowanie bezpośrednio w koszulce.

Pudła archiwizacyjne

Przechowywanie dokumentacji medycznej bądź innego typu działalności nierzadko wymaga wykorzystania pudeł archiwizacyjnych. Dane akcesorium pozwala na wieloletnią archiwizację segregatorów, bez narażania umów na zniszczenia spowodowane upływem czasu.

Firmy, takie jak np. Destroy & Recycling profesjonalnie podchodzą do swojej pracy, dlatego warto zdecydować się właśnie na ich usługi.